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Trasporti sanitari tra reparti e presidi

Farmaci e materiali viaggiano ogni giorno tra magazzini, reparti e presidi ospedalieri. Una piattaforma web e un’app per sapere sempre dove sono, chi li ha presi in carico e quando sono arrivati.

Il punto di partenza

In un’azienda sanitaria con più presidi ospedalieri, materiale farmaceutico ed economale si sposta di continuo: dentro l’ospedale principale e verso le altre strutture, spesso passando da punti di transito intermedi. Formula Servizi gestisce questi trasporti per conto della struttura.

Serviva una tracciabilità completa, dalla richiesta alla consegna firmata, senza appesantire il lavoro degli operatori. Abbiamo costruito la soluzione partendo dall’esperienza già fatta con il barellamento e con la prova di consegna.

Come funziona

  1. 1Arriva la richiestaSi legge il codice sulla richiesta cartacea, oppure la si inserisce a mano da web o da app.
  2. 2Si prepara l’unità di trasportoRoll o bancale: colli, tipologia (frigo o ambiente), sonda di temperatura, note e foto.
  3. 3Il viaggioLe unità partono insieme e passano, se serve, da uno o più punti di transito.
  4. 4La consegnaAl reparto si legge il QR code d’ingresso: firma digitale, causale e, se serve, foto della merce.

Il percorso lo decide la struttura

Ogni reparto è un centro di costo, e sono i centri di costo a dire che strada fa la merce. Si caricano anche in blocco da Excel o CSV.

Consegna direttaLa merce va dal magazzino al reparto senza passaggi intermedi.
Con punto di transitoLa merce passa da un nodo intermedio, per esempio un altro presidio, e da lì prosegue verso il reparto.

Tre interfacce, un’unica storia della consegna

La struttura sanitariaSegue ogni richiesta e il suo stato, con tempi, firme e documenti allegati.
La centrale operativaCorregge i dati, aggiunge allegati come i tracciati di temperatura e chiude i trasporti.
Gli operatoriCon l’app registrano ogni passaggio leggendo i codici, dalla presa in carico alla firma.
L’elenco delle richieste con i filtri per date, centro di costo, stato e sonda (reparti e presidi sfocati)
L’elenco delle richieste con i filtri per date, centro di costo, stato e sonda (reparti e presidi sfocati)
Il riepilogo di una richiesta, con tutti i passaggi dalla presa in carico alla consegna
Il riepilogo di una richiesta, con tutti i passaggi dalla presa in carico alla consegna

L’app per chi fa le consegne

L’operatore crea o seleziona l’unità di trasporto, ci associa le richieste e parte. All’arrivo legge il codice del reparto e trova subito le consegne attese: raccoglie la firma, indica la causale e allega una foto quando la firma non è possibile.

L’app funziona anche senza rete: tra padiglioni, scantinati e strade tra un presidio e l’altro la copertura non è sempre garantita, e i dati si sincronizzano appena possibile. Ogni operatore vede solo le richieste che sta gestendo.

Le unità di trasporto aperte, con il numero di richieste associate
Le unità di trasporto aperte, con il numero di richieste associate
Le consegne ai centri di costo, con la lettura dei codici
Le consegne ai centri di costo, con la lettura dei codici
Il dettaglio della richiesta alla consegna: foto, firma digitale e causale
Il dettaglio della richiesta alla consegna: foto, firma digitale e causale

Cosa cambia

Ogni richiesta ha una storia completa e consultabile in qualsiasi momento: quando è stata presa in carico, su quale unità di trasporto, da quali punti è passata, chi l’ha consegnata e chi l’ha ricevuta, con temperature e documenti. Meno telefonate per sapere dov’è la merce e prove di consegna sempre a portata di mano.

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